Umowy Relacyjne: Czym są i dlaczego są kluczem do współczesnych relacji biznesowych?

CO TO SĄ UMOWY RELACYJNE I DLACZEGO ISTNIEJĄ?

Od czasu wprowadzenia i entuzjastycznego przyjęcia na świecie metod tzw. naukowego zarządzania w procesach gospodarczych (Frederick Taylor ‘Principles of Scientific Management’, 1911) w branży budowlanej na świecie obserwujemy kilka faz rozwojowych. Mniej więcej do końca 20. wieku, zgodnie z teorią Taylora, wszystkie one charakteryzują się rozdziałem planowania od rzeczywistej pracy wykonawczej produkcji (budowlanej).

Złe doświadczenia realizacji projektów kapitałowych, zwłaszcza o wielkiej skali, zaowocowały staraniami o redukcję ich nieprzewidywalności i notorycznych przeciągnięć czasu i budżetów. Pierwsza zareagowała branża naftowa, jako szczególnie narażona na zmienność zarówno ciężkich warunków pogodowych, jak i światowych cen ropy naftowej, leżących u podstaw finansowania inwestycji wiertniczych. Na początku lat 1990-tych w przedsięwzięciu Andrew Project dla koncernu BP na Morzu Północnym postanowiono na dobre odejść od antagonistycznych układów kontraktowych na rzecz wspólnego rozwiązywania wszystkich wewnętrznych konfliktów w trakcie trwania inwestycji. W tym celu wypracowano specjalny rodzaj umowy, w której albo wszyscy wygrywają, albo wszyscy przegrywają. U podstaw nowej umowy, nazwanej Project Alliancing, leżała zasada Fair Exchange (uczciwa wymiana). Było to pierwsze na tak wielką skalę zastosowanie umowy relacyjnej w gospodarce.

Project Alliancing jest typem umowy, nazywanej odtąd kolektywnie ‘umową relacyjną’, w odróżnieniu od tradycyjnej ‘umowy transakcyjnej’. Podstawowe różnice między tymi umowami są zilustrowane w tabeli poniżej.

Od tego czasu pojawiło się na świecie wiele odmian takich umów, jak np. PDB (Progressive Design-Build), IFoA (Integrated Form of Agreement), wypracowana przez Will’a Lichtig’a dla organizacji Sutter Health w Kalifornii (branża medyczna), umowa T5A (Terminal 5 Agreement) dla operatora lotnisk londyńskich BAA na inwestycji Terminal 5 dla Heathrow (branża lotnicza), umowy relacyjne opracowane przez AIA (amerykańska izba architektów) C195 oraz seria ConsensusDocs 300, umowy zintegrowane IPD (Integrated Project Delivery) Howard’a Ashcraft’a z kancelarii prawniczej Hanson Bridgett LLP z USA czy też umowy typu Joint Venture. Jednym z przykładów tego nowego rodzaju umów jest też umowa ECI, opisana w kolejnych częściach.

Wszystkie one mają na celu wprowadzenie do procesów inwestycyjnych w budownictwie ducha kooperacji, atmosfery budowy zaufania oraz ustanowienia jednego wspólnego celu, którym jest dobro przedmiotu inwestycji. Aby to osiągnąć, umowy takie posługują się kilkoma mechanizmami, nieobecnymi w powszechnie stosowanych umowach transakcyjnych, znanych między innymi z palety umów przygotowanej przez organizację FIDIC. Do takich mechanizmów należą m.in.:

• wczesne zaangażowanie wszystkich kluczowych uczestników od samego początku inwestycji, także wykonawców;
• ustanowienie jednego dużego pokoju operacyjnego (Big Room, ‘pokój wojenny’) dla wspólnej pracy;
• wizualny management projektu, wszystkie informacje „wyklejone” na ścianach Big Room i natychmiast dostępne;
• transparencja proceduralna i finansowa;
• jak najwcześniejsze ustanowienie docelowego kosztu inwestycji (tzw. Target Cost) i realizowanie inwestycji pod ten koszt;
• ciągłe i regularne monitorowanie rozwoju kosztu docelowego, najlepiej przy użyciu elektronicznych narzędzi;
• narzędzia analitycznego podejmowania decyzji (np. CbA – Choosing by Advantages – wybór według korzyści i ich mierników) ;
• zrzeczenie się wzajemnych roszczeń (za wyjątkiem złej woli oraz roszczeń osób trzecich);
• ustanowienie finansowej poduszki dla modelu ‘pain & gain” (na pokrycie nieumyślnych strat lub do podziału pomiędzy członków zintegrowanego zespołu w przypadku realizacji inwestycji w założonych: czasie i budżecie), tym samym dodatkowo motywując zespół do podążania za wspólnym celem – dobrem inwestycji;
• naprawianie całego procesu, a nie jego części, w myśl działania systemowego;
• ciągła nauka na błędach, których nie należy ukrywać.

Umowy relacyjne stają się koniecznością w obecnym status quo branży budowlanej, która nie tylko nie notuje wzrostu efektywności, mierzonej od wprowadzenia komputerów w połowie zeszłego stulecia, ale wręcz swoją efektywność i rentowność obniża. W porównaniu z usługami i produkcją poziom nieuzasadnionego marnotrawstwa w budownictwie, którego można przecież uniknąć, sięga 25-35% czasu i pieniędzy na każdej inwestycji. Aby móc przejść do trzeciej ery (grafika nr 1) stosowanie relacyjnych umów jako pierwszego kroku naprawczego branży jest niezbędne.

Jako ciekawostkę warto podać fakt, iż FIDIC również opracowuje umowę relacyjną. Zadanie to zostało powierzone zespołowi prawników, pod przewodnictwem Andrei Chao, która przygotowała oryginalną umowę ECI w Niderlandach (o tym także poniżej). Druga ciekawostka to wizyta polskich przedstawicieli zespołu projektowanego lotniska CPK w 2023 roku w Finlandii, gdzie powszechnie stosowane są umowy Project Alliancing. Celem było poznanie warunków i efektów stosowania takiej umowy. Jakiś czas potem miała miejsce także rewizyta Finów w Polsce. Pozostaje zatem oczekiwać na efekty tej kooperacji.

UMOWA ECI: NA CZYM POLEGA I JAK WPŁYWA NA EFEKTYWNOŚĆ PROJEKTÓW BUDOWLANYCH?

Umowa wczesnego zaangażowania wykonawcy (Early Contractor Involvement – ECI) to umowa, w której wykonawca jest angażowany przez inwestora na wczesnym etapie projektu budowlanego. Zadaniem wykonawcy w ramach umowy wczesnego zaangażowania wykonawcy jest doradzanie inwestorowi w celu optymalnego przygotowania inwestycji poprzez np. udział w fazie projektowania architektonicznego, projektowania rozwiązań technologicznych lub optymalizację harmonogramu.

Wczesne zaangażowanie wykonawcy jest modelem realizacji inwestycji zasadniczo różnym od klasycznego, w którym wykonawca jest angażowany dopiero po zakończeniu fazy projektowania (model: „wybuduj”) lub samodzielnie realizuje etap projektowania (model: „zaprojektuj i wybuduj”). Na poniższym schemacie przedstawiono okresy objęte poszczególnymi umowami wczesnego zaangażowania wykonawcy, „wybuduj” oraz „zaprojektuj i wybuduj”. Początek realizacji umowy wczesnego zaangażowania wykonawcy jest zależny od decyzji inwestora.

Praktyka pokazuje, że w toku realizacji prac roboty dodatkowe stanowią średnio 18% wartości zamówienia. Taki stan rzeczy wynika z wielu okoliczności: źle zidentyfikowanych potrzeb inwestora, braku koordynacji międzybranżowej oraz braku należytej komunikacji. Wykonawca angażując się na wczesnym etapie dostaje szansę, aby wskazać inwestorowi obszary, gdzie zwykle pojawiają się problemy w realizacji. W ten sposób model wczesnego zaangażowania wykonawcy pozwala wykonawcy na wczesnym etapie realizacji omówić z inwestorem, w jaki sposób zamierza użytkować planowany obiekt budowlany, zaproponować dodatkowe badania, zmiany inżynieryjne oraz zmiany mające na celu obniżenie kosztów, poprawę wydajności lub podniesienie właściwości użytkowych. Im wcześniej zostanie zaangażowany wykonawca tym większa szansa na wprowadzenie wartościowych zmian niskim kosztem – zależność wartości dodanej wynikającej z wprowadzanych zmian względem kosztu przedstawia poniższy diagram.

Inwestorzy częstą wpadają w pułapkę modelu „zaprojektuj i wybuduj” zakładając, że powierzenie prac w ręce jednego podmiotu zdejmie z ich barków problem koordynacji. To jednak tylko złudzenie, które prowadzi do wielu niepożądanych scenariuszy np. do braku decyzyjności osób oddelegowanych do nadzoru nad realizacją prac projektowych ze strony inwestora. Inżynierowie bez oddelegowanych osób ze strony inwestora do bieżącego omawiania rozwiązań projektowych muszą przyjmować założenia. Te założenia nie zawsze są zbieżne z późniejszymi oczekiwaniami użytkowników obiektu. Kryterium najniższej ceny prowadzi z kolei do sytuacji, w której wykonawcy nie stać na oddelegowanie osób posiadających wieloletnie doświadczenie w realizacji, żeby analizowały postępy w projektowaniu i wskazywały potencjalnie problematyczne obszary w realizacji. Z powyższych powodów umowa wczesnego zaangażowania wykonawcy wprowadza zasadniczą zmianę w podejściu do projektowania i realizacji – przestawienie z myślenia o minimalizacji kosztów poszczególnych etapów na optymalizację kosztów całości procesu inwestycjnego i maksymalizacji wartości uzyskanej z poniesionych nakładów.

SKĄD SIĘ WZIĘŁA I JAK TRAFIŁA DO POLSKI?

Polski model umowy wczesnego zaangażowania wykonawcy został zainspirowany wzorcem umownym opracowanym w Niderlandach. Zagłębiając się w temat udało nam się ustalić, że historia umów wczesnego zaangażowania wykonawcy sięga lat ’50 XX wieku. Wtedy w Rotterdamie podjęto konsultacje zespołowe z wykonawcą przy odbudowie domów po wojnie. W związku z ograniczoną dostępnością materiałów i wykwalifikowanych pracowników konieczne było podjęcie rozmów z wykonawcami, które w warunkach ograniczonej dostępności zasobów pozwolą na sprawną realizację założonego celu – zapewnienia dachu nad głową dla społeczeństwa. Początkowe doświadczenia sprawiły, że w kolejnych latach model zyskiwał na popularności i pomimo braku sformalizowania procesu (w tamtych latach nie było jednego wzorca umowy wczesnego zaangażowania wykonawcy) był szeroko omawiany w literaturze prawniczej. Podmioty zaangażowane do współpracy miały być wybierane na podstawie jakości i możliwości wykonawczych. Inwestor miał tak organizować proces budowlany, aby pozostali uczestnicy skupiali się na dobrej koordynacji i współpracy. Projekt miał powstawać we współpracy z wykonawcą, tak aby Inwestor wiedział o kosztach ewentualnych zmian zarówno na etapie projektowania, jak i koszcie ich wprowadzenia na późniejszym etapie. W zamian wykonawca miał być w pierwszej kolejności proszony o wycenę, jednak nie było ograniczeń w zakresie możliwości pytania o cenę innych wykonawców.

Pierwsza próba spisania zebranych doświadczeń nastąpiła dopiero po 40 latach stosowania tego modelu organizacji procesu budowlanego. W 1992 roku powstała Modelowa Umowa Zespołu Budowlanego (niderl. Model Bouwteam-Overeenkomst), która miała ujednolicić i ułatwić proces układania relacji pomiędzy inwestorem a wykonawcą. Od 2002 roku korzystanie z wzorca modelu z 1992 roku stawało się coraz mniej popularne za sprawą coraz głębszych ingerencji w strukturę modelu i zatracenie idei. Około 2015 roku jego zastosowanie stało się marginalne. W 2019 opracowano projekt nowego wzorca modelu, poddano go konsultacjom i opublikowano w 2020 roku. Dwa lata później w październiku 2022 r. opublikowano angielskojęzyczną wersję, która zainspirowała nas¹ do podjęcia próby stworzenia polskiego wzorca umowy wczesnego zaangażowania wykonawcy.

KORZYŚCI ZE STOSOWANIA UMÓW RELACYJNYCH

Niezależnie od pomysłu niderlandzkiego pomysł wczesnego zaangażowania wykonawcy sprawdził się również w krajach anglosaskich. Obecnie możemy korzystać z wczesnego zaangażowania wykonawcy w umowie NEC4 jako opcjonalna klauzula X22. Zebrane doświadczenia z Wielkiej Brytanii pozwoliły na zebranie ankiet od kilkunastu osób mających zakończone kontrakty. W 2012 na uniwersytecie Ulster przeprowadzono badania² pośród osób pracujących przy realizacji kontraktów z wczesnym zaangażowaniem wykonawcy. Zbierano informacje z różnych perspektyw uczestników procesu budowlanego. Przeprowadzone badania potwierdziły, że model wczesnego zaangażowania wykonawcy pozwala wykonawcy na wczesne wprowadzenie zmian inżynieryjnych oraz sugerowanie zmian mających na celu obniżenie kosztów, poprawę wydajności lub podniesienie właściwości użytkowych. Dzięki wykorzystaniu modelu wczesnego zaangażowania wykonawcy możliwe jest osiągnięcie oszczędności kosztowych oraz skrócenie czasu budowy przy jednoczesnym ograniczeniu sporów pomiędzy stronami.

Jedna z najistotniejszych korzyści wynika ze zwiększenia zaangażowania osób decyzyjnych oddelegowanych do nadzoru nad realizacją prac ze strony inwestora. Wszyscy badani potwierdzili, że realizacja prac w oparciu o model wczesnego zaangażowania wykonawcy zwiększa to zaangażowanie. Inwestor czując się odpowiedzialny za koordynację jest obecny i jest liderem zespołu odpowiedzialnego za realizację obiektu. Inżynierowie mając do dyspozycji właściwe osoby ze strony inwestora mogą na bieżąco omawiać rozwiązania projektowe i nie muszą przyjmować niezweryfikowanych założeń.

Wczesne zaangażowanie wykonawcy ogranicza problem utraty informacji w toku realizacji. Skoro przedstawiciele wykonawcy są obecni zarówno w czasie projektowania, jak i w czasie realizacji to nie potrzebują przed przystąpieniem do robót analizować dokumentacji i zastanawiać się jak to najlepiej zorganizować. 93% badanych podkreślało wyższą jakość opracowanego projektu. Dzięki wczesnemu zaangażowaniu wykonawcy wszystko jest przygotowane na wiele miesięcy przed przekazaniem terenu budowy. To sprawia, że czas realizacji w ocenie uczestników badania skraca się w 71% inwestycji, względem tego, gdyby nie byli zaangażowani tak wcześnie.

Umowa wczesnego zaangażowania wykonawcy opiera się na założeniu, że współpraca wykonawcy z inwestorem buduje pomiędzy nimi zaufanie. W konsekwencji strony mogą poświęcić więcej uwagi na kwestie związane z przedmiotem samej umowy i przyszłej inwestycji, ponieważ zminimalizowane jest ryzyko wystąpienia niezidentyfikowanych zagrożeń. Wszyscy badani zgodzili się, że współpraca w takim zespole zwiększa zaufanie i wzajemne zrozumienie pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację. 93% osób zauważyło poprawę zarządzania ryzykiem.

Podsumowanie

Branża budowlana mierzy się z wieloma wyzwaniami. Z jednej stron,y projekty budowlane są realizowane w warunkach ograniczonej dostępności zasobów, zarówno materiałów, jak i wykwalifikowanych pracowników. Z drugiej strony, stopniowa specjalizacja oraz wzrastająca złożoność procesów budowlanych prowadzą do powstawania tzw. baniek informacyjnych, utrudniając efektywną komunikację między różnymi uczestnikami projektu.. Aby poprawić wydajność w budownictwie i skutecznie realizować założone cele, konieczne jest wprowadzenie zmian systemowych. Kluczowe jest stworzenie zespołów specjalistów, skoncentrowanych wokół wspólnego celu. Umowa wczesnego zaangażowania wykonawcy (ECI) to tylko jeden element złożonego systemu, który przybliża nas do transformacji branży budowlanej.

________

¹ W listopadzie 2022 powstała grupa robocza, która podjęła się zaadoptowania umowy Wczesnego Zaangażowania Wykonawcy (Umowa ECI)

² Eadie, Robert, et al. „The feasibility and rationale for using early contractor involvement ECI in Northern Ireland.” 7th International Conference on Innovation in Architecture, Engineering and Construction (AEC). University of Sao Paulo, 2012. (Prototype of a Construction Project Documentation Management System for Windows)